Categorieën
Geen categorie

Key Performance Indicators (KPI’s) zijn voor machines, niet voor mensen

KPI’s zijn een populaire managementtool, maar ze hebben bijna geen enkel positief effect op mensen. Integendeel: KPI’s leiden tot ongelofelijk veel stress, zinloos werk, interne strijd, creatief boekhouden, verlies van controle en ze houden illusies in stand. In dit artikel leg ik uit waarom KPI’s niet werken. Het artikel is een gedeelte uit het boek Agile Innovation Accounting. Dat boek gaat over datagedreven innoveren. KPI’s toepassen op mensen is een slecht idee als je nieuwe diensten wil ontwikkelen op basis van data.

Als je zelf KPI’s hebt gekregen, neem dan eens de tijd om een bijsluiter op te stellen. Net als de meeste medicijnen hebben KPI’s een berg bijwerkingen. Je wordt er mogelijk nog zieker van. Als je de bijsluiter leest van je eigen KPI’s denk je hopelijk twee keer na voor je de pil slikt.

In dit stuk help ik je op weg met die bijsluiter. Je krijgt een overzicht van de acht meest voorkomende bijwerkingen van KPI’s. In het boek over Agile Innovation Accounting geven we een alternatief. 

1. KPI’s leiden tot interne strijd

KPI’s zijn vaak gekoppeld zijn aan promotie, salarisverhoging of baanbehoud. Hierdoor maken ze van je werk een zero sum game. Een zero sum game is een spel met winnaars en verliezers. In een zero sum game is er een bepaalde koek te verdelen en strijdt iedereen om het grootste deel van de koek. Je kan KPI’s strategisch inzetten als troeven om je collega’s de pas af te snijden als het gaat om promotie. Het gevolg is dat je minder tijd overhoudt om te werken aan klantwaarde. Alle tijd die opgaat aan interne veldtochten kan je daar niet meer voor inzetten. Als je wil strijden, doe dat met de concurrentie. Je kan het beter niet met je collega’s doen.

2. Persoonlijke KPI’s remmen teamgevoel

KPI’s zijn bij veel organisaties individueel en top-down. Je wordt er persoonlijk op afgerekend. Dat maakt het ingewikkeld om samen als team op te trekken. Met persoonlijke KPI’s heeft het weinig zin om te investeren in de ontwikkeling van je directe collega. Het heeft ook weinig zin om eens een stapje extra te zetten voor het grotere doel. Je kan binnen een systeem van KPI’s veel beter bij je eigen functieomschrijving blijven. Dat is jammer, want samen bereik je meer dan alleen.

3. Haalbaarheid en controle verstikken ambitie

KPI’s zijn sturende afspraken voor een langere periode. De ultieme KPI is namelijk SMART. Dat is een Engelstalig acroniem voor Specific, Measurable, Attainable, Relevant & Time-bound. Uit dit rijtje blijkt weinig ambitie. Het draait voornamelijk om meetbaarheid en haalbaarheid. Je kan lekker onderhandelen over die haalbaarheid en jezelf indekken met een veilige target. Je kan ook achteraf zeggen dat het toch niet haalbaar was. Dat voelde je al vanaf het begin. In een complexe wereld, met toenemende schaarste en steeds creatievere concurrentie kan een gebrek aan ambitie je de das om doen.

4. KPI’s geven geen richting

Een KPI komt nooit alleen. Het zijn er altijd meerdere, voor het geval dat. Het management wil liever niet op één paard wedden. Hiermee krijgen mensen een vrijbrief om geen enkele keuze te maken. Alles wat mogelijk belangrijk is kan je omzetten in een KPI. Die nieuwe KPI kan je boven op de andere KPI’s gooien. Het gevolg is dat je inspanningen nergens heen gaat. Elke ochtend na de koffie kies je gewoon waar je op dat moment zin in hebt. Je richt je pijlen op te veel verschillende dingen. Dat gaat dwars in tegen een oude boerenwijsheid: beter één vogel in de hand dan tien in de lucht. 

5. Waarde wordt ondergeschikt aan afspraken

KPI’s zijn een vorm van resultaatafspraken. Ze maken de wereld lekker eenvoudig. Voor de manager geven ze een gevoel van controle, voor de personen die aan haar rapporteren maken ze het leven lekker overzichtelijk. Je kan zonder nadenken hard werken aan de afgesproken resultaten. De manager controleert en is daarmee verantwoordelijk voor de relevantie van de KPI’s. Ze vormen een soort tijdelijk contract met de leidinggevende, een contract dat loopt tot het volgende functioneringsgesprek. Het openbreken van zo’n contract is not done. Nee, je kan beter zinloos werk doen dan om praten over toegevoegde waarde. Dit is een gemiste kans want het gesprek over toegevoegde waarde kan niet vaak genoeg gevoerd worden. Hoe meer perspectieven, hoe groter de kans dat je die toegevoegde waarde op het spoor komt.

6. KPI’s, een recept voor stress

Wat zijn de belangrijkste veroorzakers van stress op de werkvloer? Juist: zinloos werk, interne strijd, het ontbreken van impact, de afwezigheid van een groepsgevoel en het ontbreken van ambitie. Deze opsomming is toevallig ook de lijst van de belangrijkste bijwerkingen van KPI’s. Overmatige stress leidt tot ziekte, verzuim en kortzichtige beslissingen. Veel liever wil je een team dat de lange termijn in gedachten houdt, gezond is, en als het nodig is af en toe de zeilen bij zet. 

7. KPI’s beperken transparantie

Als je persoonlijke belangen hoog zijn is de verleiding om ‘creatief’ te boekhouden met KPI’s heel groot. Je veegt problemen onder het tapijt en schildert de werkelijkheid mooier af dan ze is. Nee, jij zelf doet dat natuurlijk niet. Maar je kent wel mensen die er zo in staan. Of doe je het zelf toch ook wel eens? Als het gebeurt ontnemen collega’s elkaar de mogelijkheid om te helpen en van elkaars fouten te leren. Een gemiste kans, want organisaties die sneller leren zijn succesvoller.

8. KPI’s geven slechts de illusie van controle

Een dashboard vol KPI’s lijkt een mooi overzicht te geven van de performance van de organisatie. Een heerlijke rij met heldere afspraken. Je weet wie je waarop kan aanspreken. Het probleem is alleen dat het dashboard niet laat zien wat er werkelijk gaande is. De cijfers zijn verbloemd – er is geen motivatie om eerlijk te zijn. Je hoort pas van problemen in een heel laat stadium.

Mensen die afgerekend worden op persoonlijke KPI’s proberen hun problemen ongezien op te lossen. Hierdoor gaat de manager van crisis naar crisis.
Anton Vanhoucke, Agile Innovation Accounting
Tweet

Het ene budget na het andere wordt overschreden. Het voelt wel lekker om dan daadkrachtig een crisis op te lossen, maar het kost de organisatie ook veel energie. De controle die het dashboard geeft is dus slechts een illusie. Hoe mooi zou het zijn om rustige koers te varen en alles echt onder controle te hebben doordat je problemen en kansen veel langer van tevoeren aan ziet komen? Agile Innovation Accounting is het navigatiemiddel dat daarvoor gebouwd is.

Conclusie

Deze acht bijwerkingen op mensen nemen niet weg dat het voor machines wel handig is om performance indicators te hebben. Van je auto weet je graag hoeveel hij verbruikt. Van je laptop weet je graag hoe snel hij grote berekeningen maakt. En van je reclamecampagne weet je graag hoe goed hij converteert. Performance is dan echt relevant.

KPI’s toepassen op mensen is alleen een slecht idee. Mensen kan je beter gelukkig maken met een enkelvoudig en inspirerend doel. Uiteraard geef je ze ook de middelen om dat doel te halen. Samen leer je steeds beter worden in het halen van dat doel. Agile Innovation Accounting is een framework dat je daarbij helpt.

Interesse?

Blijf op de hoogte door hier onder je email adres achter te laten. Mis geen enkel proefhoofdstuk of nieuw artikel op dit blog!

Door Anton Vanhoucke

Anton Vanhoucke MSc. is Innovation Manager en Agile Coach. Hij heeft een track record van succesvolle Agile transities in non-IT omgevingen van MKB's en grote corporates. Zijn aanpak is gericht op resultaat en gestoeld in de praktijk. Hij werkt onder de naam AgileGrowth.nl Anton is ook onderdeel van ScrumAcademy.nl voor het verder brengen van het Agile gedachtegoed in Nederland.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *